こんにちは、理事長のマッチャカです。
前回の算数の時間では、バラバラな情報を一瞬で「表」にする魔法を学びました。コピペ地獄から解放されて、Excelを開くのが少し億劫じゃなくなった方もいるのではないでしょうか。
さて、4年生2学期の今日は、再び国語の時間です。
仕事をしていると、こんな場面に直面することがあります。
「専門用語だらけの社内向け資料を、一般のお客様向けに書き直さなければならない」 「若者向けのカジュアルな案内文を、年配の方向けに丁寧な言葉遣いに直したい」 「上司向けの報告書と、現場スタッフ向けの共有文を別々に作らなければならない」
「伝えたい内容」は同じなのに、「伝える相手」が違うだけで文章をゼロから書き直すのは、本当に骨が折れますよね。今日はAIの「空気を読む力」を使って、この面倒な書き換え作業を一瞬で終わらせる方法をお伝えします。
それではまずナビ先生の外来語コーナーからどうぞ！
📖 今日の外来語コーナー（ナビちゃん担当）
知ってるワードは飛ばしてOKです！
ナビちゃんこんにちは、ナビです！ 今日は4つです。サクッとやっつけていきましょう！
ターゲット（Target） :「その文章や情報を届けたい相手・目標とする対象」のことです！ 「この文章のターゲットは誰？」と聞かれたら、「50代の経営者です」「ITが苦手な高齢者です」のように答えます。AIに「ターゲットは〇〇です」と伝えるだけで、その相手に合った文章を出してくれますよ！
オーディエンス（Audience） :「文章や発信の受け手・読み手全体」のことです！ もともとは「観客・聴衆」という意味の言葉です。ターゲットとほぼ同じ意味で使われますが、オーディエンスはより「読んでいる人たちの集まり」というニュアンスです。「このオーディエンスに合わせて書いて」とAIに伝えると、読み手を意識した文章になります！
トンマナ（Tone & Manner） :「文章の雰囲気・口調・統一感」のことです！ トーン（口調・感情）とマナー（作法・スタイル）を合わせた言葉です。「柔らかいトンマナで」「フォーマルなトンマナで」のように使います。同じ内容でもトンマナが変わると、受ける印象がガラッと変わりますよ！
ワンソース・マルチユース（One Source Multi Use） :「一つの原稿・素材を複数の形式や相手向けに展開すること」です！ 一度書いた文章を「上司向け」「お客様向け」「SNS向け」に変換していく——今日の授業そのものがワンソース・マルチユースです。AIを使えばこれが一瞬でできます！
ナビちゃんこの4つ、今日の授業でじわじわ出てきますよ！それではアイ先輩、よろしくお願いします！
① 知る：AIは「言葉の引き出し」を無数に持っている
アイ先生： 皆様、4年生2学期もよろしくお願いいたします。今学期も教科は国語です。AIを使って「文章のトンマナ」を自由自在に操る授業になります。 理事長は、書いた文章を「相手に合わせて書き直す」という作業をしたことはありますか？
理事長しょっちゅうあります。たとえば自社のサービス内容を改定したとき——社内スタッフへの連絡、取引先への案内、お客様へのお知らせと、内容は同じでも3通まったく違う文章を書かなきゃいけない。これが地味に時間がかかって。
アイ先生その作業、AIで一瞬で終わります。AIは世界中の膨大な文章を学習しているため、「やさしい言葉」「若者向けのカジュアルな表現」「専門家向けの硬い文章」など、あらゆる「言葉の引き出し」を持っています。元の文章さえ渡してあげれば、AIが最適な引き出しを開けて、相手に一番伝わりやすい形に書き換えてくれます。
理事長つまり私が書くのは「ざっくりした原文」だけでいい？
アイ先生そうです。丁寧に書く必要もありません。言いたいことをメモ書き程度にまとめるだけでいい。
理事長それはかなり革命的ですね！
💡 AIにリライトさせる3つのメリット
① 時間がかからない ゼロから書き直す必要がなく、数十秒で完了します。
② トンマナの調整が自在 「もう少し柔らかく」「もっと論理的に」など、微調整が何度でもできます。
③ 「伝え忘れ」が防げる 元の文章をベースにするため、重要な情報の抜け漏れが起こりにくいです。
② 考える：「誰に」「どんな雰囲気で」をセットで伝える
アイ先生AIに上手くリライトしてもらうコツは、プロンプトで「ターゲット（誰に）」と「トンマナ（どんな雰囲気で）」を必ずセットで指定することです。
理事長セットで指定しないとどうなるんですか？
アイ先生「この文章をわかりやすくして」とだけ頼むと、AIの考える「わかりやすい」と、あなたの求める「わかりやすい」がズレることがあります。「ITが苦手な60代の方に向けて、専門用語を使わず、親しみやすい丁寧な口調で」と具体的に指示することで、精度が格段に上がります。
理事長なるほど。ターゲットとトンマナを明確にするほど、AIの答えが自分のイメージに近づくわけですね。
アイ先生してもう一つ重要なのが、「強調するポイント」です。同じ内容でも、受け手によって「何を一番知りたいか」が変わります。
理事長例えば料金改定の話なら……スタッフには「いつから・何が変わるか」、取引先には「価格とスケジュール」、お客様には「あなたへの影響とメリット」、という感じですね。
アイ先生まさにその通りです。ターゲット・トンマナ・強調ポイントの3点をプロンプトで指定することが、ワンソース・マルチユースを成功させる鍵です。
📋 リライトを成功させる「ターゲット×トンマナ」の組み合わせ例
| ターゲット | トンマナ |
|---|---|
| 専門知識がない一般のお客様 | 専門用語を排除し、身近な例え話を使った親しみやすい文章 |
| 忙しい役員・上司 | 結論から入り、箇条書きを多用した論理的で簡潔な文章 |
| SNSを見る20代の若者 | 絵文字を使い、短文でテンポの良いカジュアルな文章 |
③ 使う：実際にリライトしてみよう
アイ先生では実践です。チャッピー（ChatGPT）を開いて、新しいチャットを始めてください。今回は「社内向けに書かれた少し硬い新サービスのお知らせ」を、異なるオーディエンス向けに書き直してみましょう。
アイ先生まずこの元の文章を見てください。
【元の文章（ワンソース）】 来月より、当社では新しい予約管理システムを導入いたします。これにより、お客様はスマートフォンから24時間いつでも予約が可能となり、確認メールも自動送信されます。また、スタッフ側でも予約状況をリアルタイムで把握できるようになるため、二重予約などのミスを防ぐことができます。導入にあたり、既存のお客様には事前にご案内をお送りする予定です。
理事長社内向けとしては問題ないですが、これをそのままお客様に出すのはちょっと味気ない感じがしますね。
アイ先生この元の文章と以下のプロンプトを一緒に送信してみてください。3パターン一気に出してもらいましょう。
✏️ 実践プロンプト ワンソース・マルチユースで3パターン一気出し
以下の元の文章を、3つの異なる相手向けに書き直してください。
【パターン①】上司・経営幹部向け ・トンマナ：フォーマルで簡潔に ・形式：件名＋箇条書きの報告メール
【パターン②】スマホ操作に不慣れな既存のお客様向け ・トンマナ：親しみやすく、やさしい言葉で ・形式：150文字以内・絵文字を1〜2個使用
【パターン③】新規顧客になりえる地域の方向け ・トンマナ：明るく親しみやすく、思わず読みたくなる ・形式：SNS投稿・200文字以内・ハッシュタグを3つ追加
【元の文章】 （ここに元の文章を貼り付けてください）
※パソコンの方は改行に【Shift＋Enter】をお忘れなく！
理事長……送信しました。3パターンが縦に並んで出てきましたよ！上司向けはちゃんと件名と箇条書きになっていて、お客様向けはやさしい言葉と絵文字入りで、SNS用は読みたくなるような書き出しになっています。同じ内容なのに、全部別の文章みたいです。
アイ先生これがワンソース・マルチユースです。元の文章を一度用意すれば、あとはターゲット・トンマナ・形式を変えてAIに投げるだけ。3つ書くのに何分かかりましたか？
理事長1分もかかっていないですね……。これまでそれぞれ別々に書いていたので、1つにつき15〜20分はかかっていました。
アイ先生出てきた文章に対して、さらにこんな追加指示も出せます。
- 「②のお客様向けをもう少しやわらかいトンマナに直してください」
- 「③のSNS投稿に、お詫びの一文を冒頭に加えてください」
- 「全体的にもう少し短くしてください」
理事長一発で完璧を求めなくていいんですね。対話しながら仕上げていける。
アイ先生そうです。それがAIとの正しい付き合い方です。
💡 今日のまとめ
元の文章（ワンソース）はざっくりメモ書きでいい ターゲット・トンマナ・強調ポイントの3点をセットで指定する 同じ内容でも受け手が変わると、前面に出すべき情報も変わる トンマナを一度定義しておくと毎回同じ雰囲気の文章が出てくる AIの出力はドラフト。最後の確認・修正は必ず人間が行う
🎁 本日のお土産プロンプト
太字の部分を自分の状況に書き換えて使ってください。
✏️ お土産① 相手に合わせて書き直す（基本版）
以下の文章を、〇〇向けに書き直してください。
【条件】 ・ターゲット：（例：ITが苦手な50代のお客様） ・トンマナ：（例：親しみやすく、やさしい言葉で） ・形式：（例：150文字以内・絵文字1〜2個）
【元の文章】 （ここに文章を貼り付ける）
※パソコンの方は改行に【Shift＋Enter】をお忘れなく！
✏️ お土産② ワンソース・マルチユース（3パターン一気出し）
以下の文章を、3つの異なる相手向けに書き直してください。
【パターン①】 ・ターゲット：（例：上司・経営幹部） ・トンマナ：（例：フォーマル・簡潔） ・形式：（例：報告メール・件名つき）
【パターン②】 ・ターゲット：（例：既存のお客様） ・トンマナ：（例：親しみやすく） ・形式：（例：LINEメッセージ・150文字以内）
【パターン③】 ・ターゲット：（例：新規顧客） ・トンマナ：（例：明るく・興味を引く） ・形式：（例：SNS投稿・200文字以内・ハッシュタグ3つ）
【元の文章】 （ここに文章を貼り付ける）
✏️ お土産③ 強調ポイントまで指定する上級版
以下の文章を、（ターゲット名）向けに書き直してください。
・トンマナ：（例：フォーマルなビジネスメール） ・特に強調してほしい点：（例：価格とスケジュール） ・含めなくてよい情報：（例：内部の経緯・数値目標） ・文字数の目安：（例：200文字以内）
【元の文章】 （ここに文章を貼り付ける）
📣 次回予告
4年生3学期：白紙のスライドを卒業する
「プレゼン資料を作らなければならないのに、白紙のスライドを前に固まってしまう」——そんな経験はありませんか？AIにプレゼンの構成案を作らせて、スライドの骨格を短時間で完成させる方法をお伝えします。「同じ内容を相手に合わせて変える」ときたら、次はいよいよ「白紙からの脱出」です。
理事長「何から始めればいいかわからない」という状態が一番つらいんですよね。次回も楽しみです！
アイ先生AIを最強の「構成作家」にするテクニックをお見せしますよ。お楽しみに。
キーンコーンカーンコーン🔔
ここからは、特定のAIツールをもっと深く使いこなしたい方のための自由参加の「クラブ活動」です！
コーチ先生： お疲れさまっす！本編でワンソース・マルチユースを学んだところで、Claudeクラブではいよいよ「Claudeのカスタム指示」を設定していきますよ！ChatGPTとの違いも体感してみましょう！
理事長ChatGPTクラブで設定したカスタム指示を、今度はClaudeでもやるわけですね。ツールが変わると何が違うのか、気になります！
コーチ先生そこがポイントっすよ！詳しくはクラブ活動でがっつりやっていきましょう！
Claudeクラブ 第1回｜カスタム指示の設定
