こんにちは、理事長のマッチャカです。
3年生の授業、本当にお疲れさまでした。乱雑なメモを整理し、そこからアイデアを広げ、言葉の壁まで越えられるようになりましたね。
今日からいよいよ4年生——中学年の総仕上げです。
今回のテーマは、事務作業で一番「チマチマして面倒くさい」と感じるあの作業。そう、ExcelやGoogleスプレッドシートへの入力です。
メールやチャットで送られてきた複数人の連絡先、アンケートの自由回答、商品リスト——文字で書かれたバラバラな情報を、表に一つずつコピーして、セルを移動して、また貼り付けて……。想像しただけで肩が凝りそうなこの単純作業も、AIを使えば一瞬で終わります。
それからもう一つ。今日の授業が終わったら放課後のお楽しみがあります。4年生からクラブ活動が始まります。詳しくは授業の最後に案内しますので、お楽しみに。
それではまずナビ先生の外来語コーナーからどうぞ！
📖 今日の外来語コーナー（ナビちゃん担当）
知ってるワードは飛ばしてOKです！
ナビちゃんこんにちは、ナビです！ 今日はExcelや表づくりでよく使う言葉を7つ、サクッとやっつけていきましょう！
テーブル（Table）: 「縦と横のマス目で整理された表」のことです！ 「食事のテーブル」と同じつづりですが、パソコン用語では「表」を意味します。「テーブル形式で出して」とAIに頼むと、きれいな表を作ってくれますよ。
セル（Cell）:「表の中にある、ひとつひとつのマス目」のことです！ Excelを開いたときに並んでいる、あの無数の四角い箱のことですね。
ヘッダー（Header） :「表の一番上の見出し行」のことです！ 「名前・会社名・電話番号」のように、各列に何のデータが入るかを示す行がヘッダーです。AIに「ヘッダーをつけて」と指示するだけで、見出しつきの表が出てきます。
データクレンジング（Data Cleansing）: 「バラバラで汚い情報を、きれいで使いやすい状態に整理すること」です！ 表記の揺れ（「株式会社」と「（株）」の違いなど）を統一したり、不要な記号を消したりする作業です。AIはこのお掃除がとても得意なんです！
CSV（シーエスブイ）: 「データをカンマで区切って並べたファイル形式」のことです！ ExcelやGoogleスプレッドシートに取り込みやすい汎用的なデータ形式です。「CSV形式で出して」と頼むと、どんな表計算ソフトにも貼り付けられる形で出てきます。
ソート（Sort）: 「データを決まった順番に並び替えること」です！ 「金額が高い順にソートして」「名前をあいうえお順にソートして」のように使います。AIに頼めば、並び替えた状態の表を出してくれます。
フィルター（Filter）: 「条件に合うデータだけを抽出・絞り込むこと」です！ 「東京の取引先だけ抽出して」「金額が10万円以上のものだけ出して」のように使います。大量のデータから必要なものだけを取り出せます。
この7つ、今日の授業でじわじわ出てきますよ！それではアイ先輩、よろしくお願いします！
① 知る：AIは「コピペ地獄」を終わらせる救世主
アイ先生： 皆様、4年生の進級おめでとうございます。 今学期の教科は算数です。文字の集まりを、計算や管理がしやすい「表（テーブル）」に変換していく授業になります。 理事長は、メールなどで送られてきた情報をExcelにまとめる作業をしたことはありますか？
理事長はい、よくやります。名刺交換した方の情報や、イベントの参加者リストを作るときに「名前をコピーしてExcelにペースト」「会社名をコピーしてペースト」……と画面を行ったり来たりするのが、本当に面倒で。しかも入力ミスも出るし。
アイ先生その「セルを一つずつ埋める」というコピペ地獄を、今日で終わりにしましょう。 AIは文章の意味を理解し、指定した列に合わせて情報を自動的に振り分けることができます。しかも出力された表はそのままExcelに一括で貼り付けられます。
理事長入力作業がゼロになるわけですか。
アイ先生そうです。しかも表記の揺れ——「株式会社」と「（株）」のような不統一——も自動で整えてくれます。これがデータクレンジングです。
💡 AIで表を作る3つのメリット
① コピペの往復が1回で済む 画面を行ったり来たりする作業が、貼り付け1回で完了します。
② 表記の揺れを自動で統一してくれる 「株式会社」と「（株）」、半角・全角の違いなども自動で整えてくれます。
③ 情報の抜け漏れがすぐわかる 情報が足りない部分は「－」として空欄にしてくれるので、どこが足りないか一目でわかります。
② 考える：表の「列（ヘッダー）」を明確に指示する
アイ先生AIに完璧な表を作ってもらうためのコツはたった一つです。表の「列（縦の項目）」を具体的に指定することです。
理事長3年生の授業でやった「フォーマットを指定する」のと同じですね！
アイ先生その通りです。「以下の文章を表にして」とだけ頼むと、AIが独自の判断で列を作ってしまい、使いにくい表になることがあります。「会社名・氏名・電話番号の3列のテーブルにしてください」と、ヘッダーをあらかじめプロンプトで渡してあげるのが基本です。
理事長最初に「設計図」を渡してあげるイメージですね。
アイ先生まさにその通りです。情報が足りない項目の扱いも最初にルール化しておくと、出てくる表が毎回安定します。
③ 使う：実際にバラバラな情報を表にしてみよう
アイ先生： では実践です。チャッピー（ChatGPT）を開いて、新しいチャットを始めてください。 今回は、チャットで送られてきたバラバラな連絡先メモを、きれいな名簿の表に変換してみましょう。
まずこのメモを見てください。
【Before：こんなメモも……】
A社のスズキさんの番号は090-1234-5678です。 たしか株式会社Bの田中さんのメアドはtanaka@example.comだったはず。電話はわかりません。 C合同会社の高橋さん、080-9876-5432です。アドレスはtakahashi@example.co.jpです。
理事長うわぁ、会社名の書き方もバラバラだし、田中さんに至っては電話番号が抜けていますね。これを表にするのは人間の目でも少し面倒です。
アイ先生このメモと以下のプロンプトを一緒に送信してみてください。
✏️ 実践プロンプト バラバラな連絡先を表にする
以下の連絡先メモから情報を抽出し、テーブル（表形式）にまとめてください。
【表の列の項目】 ・会社名（※株式会社・合同会社などの表記は正式名称に統一すること） ・氏名 ・電話番号 ・メールアドレス
【ルール】 情報が書かれていない項目は「－（ハイフン）」を入れてください。
【連絡先メモ】 （ここにメモをそのまま貼り付けてください）
※パソコンの方は改行に【Shift＋Enter】をお忘れなく！
理事長……送信しました。おおっ！チャットの画面上に、きれいな枠線に囲まれた表が出てきましたよ！田中さんの電話番号はちゃんと「－」になっているし、会社名も正式名称に整えてくれています。
アイ先生ここからが魔法の瞬間です。出てきた表の文字をマウスで左上から右下までビーッと選択してコピーしてください。そしてExcelやGoogleスプレッドシートを開いて、左上のセル（A1）を選択して貼り付けてみてください。
理事長えっ、そのまま貼るんですか？……うわっ！！会社名・氏名・電話番号がセルにピタッと完璧に収まりました
アイ先生いかがですか。どれだけ情報が長くても、AIなら数秒でこの表を作ってくれます。あとはコピーしてExcelに貼り付けるだけ。もう画面を行き来してコピペを繰り返す必要はありません。
理事長アンケートの集計やシフト表作りにも応用できそうですね！
💡 今日のまとめ
- AIはバラバラな文章から情報を抜き出し、一瞬でテーブルにしてくれる
- プロンプトで列（ヘッダー）をしっかり指定するのがコツ
- 不足している情報の扱いもルール化しておくと表が安定する
- AIが出した表はそのままコピーしてExcelに貼り付けられる
- ソート・フィルターも同時に指示できる
🎁 本日のお土産プロンプト
太字の部分を自分の状況に書き換えて使ってください。
✏️ お土産① アンケート結果を分類・整理する
以下のアンケート結果を読んで、テーブル（表形式）にまとめてください。
【表の列の項目】 ・年代 ・性別 ・満足度（5段階） ・感想の要約（※20文字以内で簡潔に） ・改善の要望（※要望がない場合は「なし」とする）
【アンケート結果】 （ここに自由記述のアンケート文章を貼り付ける）
※パソコンの方は改行に【Shift＋Enter】をお忘れなく！
✏️ お土産② 業務マニュアルを手順表にする
以下の業務マニュアルを読み込んで、誰でも迷わず作業ができるように手順表のテーブルを作成してください。
【表の列の項目】 ・Step（番号） ・作業の名称 ・具体的な内容 ・注意点（※ミスが起きやすいポイントを文章から抽出）
【業務マニュアル】 （ここにマニュアルの文章を貼り付ける）
✏️ お土産③ データを表にしてソート・フィルターもかける
以下のデータを**「〇〇・△△・□□」**の列のテーブル形式に変換してください。 **（△△が高い順にソート / 〇〇が□□のものだけ抽出）**して出してください。 ヘッダー行をつけて、そのままExcelに貼り付けられる形で出してください。
【データ】 （ここにデータを貼り付ける）
📣 次回予告
4年生2学期：同じ内容を相手に合わせて変える
表づくりで算数の時間は終わりです。次回は再び国語の時間。「専門家向けに書いた資料を、初心者のお客様向けに書き直さなきゃいけない」「若者向けのポップな文章を、年配の方向けに丁寧な言葉遣いに直したい」——そんな「ターゲットに合わせた文章の書き換え」を一瞬で終わらせる方法をお伝えします。
理事長同じ内容でも相手によって伝える言葉を選ぶのって、私でも難しいと思っていました。次回も楽しみです！
アイ先生AIの「空気を読む力」が最大限に発揮されますよ。お楽しみに。
キーンコーンカーンコーン。
ここからは、特定のAIツールをもっと深く使いこなしたい方のための自由参加の「クラブ活動」です！
コーチ先生はじめまして！クラブ活動を担任しますコーチです！
理事長4年生になったんでクラブ活動が始まるんですね。特定のAIツール今回は何なんですか？
コーチ先生まずは、みんなおなじみチャッピー（ChatGPT）です！
3年生までの授業でチャッピー（ChatGPT）とすっかり仲良くなりましたよね。
「毎回自分の職業や状況を説明するのが面倒だな」と思ったことはありませんか？
ChatGPTクラブ第1回では、AIにあなたのことを覚えさせて、いちいち説明しなくても「あなた専用の秘書」として動いてくれるようになる、カスタム指示とメモリの設定方法を学びます。
「ChatGPTクラブ 第1回｜カスタム指示の設定＋メモリの管理」
